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Der Drang zu ständiger Produktivitätssteigerung ist im produzierenden Gewerbe längst Normalität. Doch gerade in den Büros und Verwaltungen von Dienstleistern gibt es noch jede Menge Einsparpotenziale. Das trifft auch auf Versicherungsbroker zu. Höherer Verwaltungsaufwand bedeutet in aller Regel auch höhere Verwaltungskosten. Diese zu optimieren, maximiert den eigenen Gewinn. Hier ein, zwei Verwaltungsakte zu viel, die eigentlich keiner braucht. Dort eine Bürosoftware, die mit ein bisschen Schulung und Fokussierung besser genutzt würde. Und in der Kundenverwaltung oder Büroablage wird auch gerne dies und das doppelt gemacht. So ist es schliesslich Tradition.

Dabei ist Produktivitätssteigerung auch im Versicherungsbüro gar nicht so schwierig. Das, was sich in grossen Versicherungsunternehmen schon lange durchgesetzt hat, ist auch im kleinen Brokerbüro teilweise schnell umgesetzt. Bereits seit langem sind zwei wissenschaftlich abgesicherte Vorgehensweisen bekannt:

  • Gemeinkostenwertanalyse: Sie gestattet schnell gute Erfolge, vor allem wenn die Abläufe bei der Kundenverwaltung nicht zu komplex sind. Sie weist den einzelnen Tätigkeiten, die zu bestimmten Ergebnissen führen, einen monetären Wert zu. Der Wert dieser Ergebnisse lässt sich dann mit den Kosten dafür vergleichen. Diese Analyse sollte regelmässig wiederholt werden. Immer wieder schleichen sich nämlich neue Aufgaben ein, die kein Verwaltungsakt wirklich braucht. Der Optimierungserfolg nimmt dennoch mit jeder Analyse ab. Schliesslich lassen sich mit der Zeit immer weniger überflüssige Tätigkeiten identifizieren.
  • Prozesskostenrechnung: Sie stellt alle Kosten einschliesslich der Verwaltungskosten in einen Gesamtzusammenhang, der übergreifende Einsichten ermöglicht. Verwaltungsakte werden jeweils zu Geschäftsprozessen zusammengefasst. Ein Prozess kann zum Beispiel die Bearbeitung eines Abschlusses von der Akquise bis zur Unterschrift sein. Ein Prozess kann auch berücksichtigen, wie viel Akquise überhaupt nötig ist, um zu einem Abschluss zu gelangen. Zum Schluss dürfen keine kostenverursachenden Aufgaben übrigbleiben, die keinem Prozess zugeordnet werden können. Stehen alle Prozesse fest, lassen sich Rückschlüsse ziehen, wie sie optimal verschlankt werden können. So lassen sich Verwaltungsakte effektiv minimieren und Administrationsaufwand reduzieren.

Mit beiden Modellen kann der reale Verwaltungsaufwand und seine Kosten gut analysiert werden.

Es können exakt die Bereiche identifiziert werden, wo Kostensenkungen möglich sind.

Denn Verwaltungskosten sind wie alle Gemeinkosten letztlich auch nur Kosten, die durch Tätigkeiten im Büro verursacht werden. Diese Tätigkeiten richtig auszuführen, spart pure Zeit und bares Geld.

Tipp: Die Senkung Ihres Verwaltungsaufwandes fundiert anzugehen, mag Sie zunächst etwas Zeit und Aufwand kosten. Doch beides ist in der Regel gut investiert. Denn wie heisst es so schön: Niemand hat Zeit zum Aufräumen und Organisieren, aber alle haben viel Zeit zum Suchen. Das muss nicht sein.

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Booster für den effizienten Verwaltungsakt

Bevor Sie es wissenschaftlich fundiert angehen, können Sie auch durch einige kleine Tricks und Routinen schon viel Zeit und Verwaltungsaufwand einsparen. Gerade in kleinen Brokerbüros mit wenigen Mitarbeitern oder in Bürogemeinschaften mehrerer Versicherungsbroker senken durchdachte Verfahrensweisen den Aufwand erheblich. Prüfen Sie gerne einmal, ob Sie in dem einen oder anderen Punkt durch Veränderungen unmittelbar für gesteigerte Produktivität sorgen können:

  • Übersichtliches Ablagesystem: Jede mit Suchen verbrachte Zeit ist verschwendete Zeit. Das hat direkt Auswirkungen auf Ihre Verwaltungskosten. Das gilt für Akten, digitale Dokumente, Emails aber auch für Büroutensilien, Ersatzteile, Akkus und Ladegeräte. Der Broker, der seinen Verwaltungsaufwand reduzieren will, beendet die Sucherei. Alles, was täglich benutzt wird, sollte direkt erreichbar sein. Selten Genutztes muss sich nicht direkt im Büro befinden, aber dennoch schnell auffindbar sein. Wer jede Information und jedes Utensil innerhalb weniger Sekunden bis zu längstens einer Minute finden kann, ist gut organisiert.
  • Einfacher Wissenstransfer: Es gibt viele Aufgaben, die nicht alltäglich anfallen, die sich aber regelmässig wiederholen. Dann stellt sich die Frage, ob wirklich an alles gedacht wurde. Wie war nochmal der Ablauf bei Versicherungsunternehmen XYZ, wenn ein spezieller Schadensfall gemeldet werden muss? Was war bei der Projektverwaltung XYZ zu beachten? Was muss die neue Mitarbeiterin alles wissen, um die Postablage richtig zu bearbeiten? Wo werden welche Büromaterialien bestellt? Wie war nochmal der Ablauf, um die Druckerpatrone zu wechseln? Eigene Handbücher, Checklisten und Sichtbücher halten das Wissen dazu schnell bereit. Das Rad muss nicht immer neu erfunden werden. Der Versicherungsbroker, der die wiederkehrenden Prozesse einfach organisiert, spart bare Verwaltungskosten.
  • Klare Zuständigkeiten: Wenn der eigentliche Ansprechpartner krank oder im Urlaub ist, wer ist dann zuständig? Das klar zu regeln, gilt für das eigene Büro genauso wie für den externen Überblick, wer beim Versicherer oder auch bei Dritten alternativ zuständig ist. Das Suchen und Durchfragen bis zum richtigen Ansprechpartner kostet viel Zeit, Geld und Nerven. Das gilt für den Versicherungsbroker selbst genauso wie für den Versicherten. Am Ende sind alle frustriert. Die Regelungen für den Vertretungsfall sollte der Broker immer im Blick haben.
  • Kurze Besprechungen: Laut Studien des Fraunhofer-Instituts empfinden über 30 % aller Befragten die Besprechungen, an denen sie teilnehmen, als Zeitverschwendung. Andere Erhebungen sprechen von durchschnittlich sieben Stunden, die wir jede Vollzeit-Woche in Meetings sitzen. Ein Bruchteil dieser Besprechungszeiten könnte zu denselben oder besseren Ergebnissen führen. Dazu sind nur drei Dinge konsequent zu beachten:
    • Teilnehmerauswahl: Nur die richtigen Leute sitzen am Tisch.
    • Rahmen definieren: Klare Spielregeln und feste Zeitvorgaben setzen verbindlich den Rahmen.
    • Lösungen führen zu Ergebnissen: Gesprochen wird mehr über Lösungen als über Probleme. Alle Ergebnisse sind schriftlich festzuhalten.
  • Positive Fehlerkultur: Fehler treten immer wieder auf. Verwaltungskosten steigen, weil Fehler nicht erkannt werden. Noch schlimmer ist der falsche Ansatz, Fehler zwar zu erkennen, aber nicht anzusprechen. Die Angstkultur Fehler zu kaschieren und zu verschweigen, anstatt sie offen anzusprechen und abzustellen, ist weit verbreitet. Dabei führt gerade der positive Umgang mit Fehler zu Verbesserungen und zur Senkung von Verwaltungsaufwand.

Tipp: Das Arbeiten in einem übersichtlichen Umfeld, wo Wissen einfach weitergegeben wird, klare Zuständigkeiten herrschen, Besprechungen kurzgehalten werden und eine positive Fehlerkultur gelebt wird, ist effizient und macht Spass. Eliminieren Sie alle Prozesse in Ihrem Versicherungsbüro, die Sie daran hindern, schnell und positiv voranzukommen. Dann stimmen auch die Ergebnisse.

Verwaltungsaufwand reduzieren lassen

Versicherungsbroker, die mit der heutigen digitalen Zeit gehen, schätzen die Vorteile vernetzter Lösungen. Gerade für den einzelnen Broker oder das kleine Brokerbüros sind moderne Software- Anwendungen mehr als nur eine kleine Hilfe. Die Bürosoftware, die gewisse Ablaufprozesse schon vorstrukturiert. Die Broker-Verwaltungsplattform, die eine umfangreiche Kundenverwaltung und dazu noch Reporting-Services sowie einige Akquise-Funktionen bietet. Oder sogar spezifische webbasierte Branchenanbieter, wie das Broker-Portal im wefox-Netzwerk. Das nimmt dem angeschlossenen Kooperations-Broker gleich den gesamten Papierkram ab und vermittelt ihm obendrein noch aktiv Leads und Kunden aus dem eigenen grossen Versicherten-Netzwerk.

Allen Aufwand und damit alle Kosten nur im eigenen Haus abzubilden, ist nicht mehr zeitgemäss. Der Versicherungsbroker, der den einzelnen Verwaltungsakt zwischen Versichertem und Versicherungsunternehmen weitgehend digital auslagert, kann sich besser auf sein Kerngeschäft konzentrieren. Das gilt umso mehr, wenn der Broker seine ganze Projektverwaltung samt Auftragsverwaltung digital verwaltet. Er spart Zeit ein und kann diese besser in die Beratung seiner Interessenten und Kunden investieren. Bessere Beratungsleistung führt in der Regel zu höheren Umwandlungsquoten und mehr Abschlüssen. Auch der Spielraum für die Erweiterung des eigenen Versicherungsportfolios steigt. Alles richtig gemacht hat der Versicherungsbroker, dessen Administrationsaufwand sinkt, während seine Provisionsleistung steigt.

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